Meilaus ja henkilötietojen kerääminen

Kerätäänpä sähköpostiosoitteita ja pidetään meiliorgiat!

Tällä ajatuksellahan moni markkinoija ja mainostoimisto lähtee tekemään nettikamppista. Itsekin myönnän syyllisyyteni. Eihän se väärin ole, mutta miten tietoja oikeasti kerätään ja mitä niillä saa tehdä? Aina kun tästä keskustellaan, ilmaantuu kaikenmaailman perhanan asiantuntijoita, joilla on vahva näkemys laeista ja moraalista ja ties mistä. Ja “meillä kun oli yks kamppis, niin siinä ainakin tehtiin näin”. Jepujee.

Kuka tästä oikeasti tietää jotain? No Mikko Viemerö.

Mikko on tutkinut yksityisyydensuojaa ja tietosuojaa ja ties mitä, pikkuhiljaa lisensiaatin nimitystäkin saa kait käyttää. Hän kävi McCannilla kouluttamassa meitä poloisia ja osittain jopa onnistui lisäämään tietämystämme. Niinkuin minä tämän ymmärsin, niin homma menee seuraavasti:

Jos kerätään mitään tietoa, jonka perustella voidaan (suht helposti) yksilöidä ihminen, on kyse henkilötiedosta. Henkilötietoa saa kerätä vain erityiseen tarpeeseen. Tarve ja kerätty tieto määräävät aika paljon toisiaan.

Mikäli henkilötietoja käytetään minkäänlaiseen suoramarkkinointiin, on kyseessä suoramarkkinointirekisteri. Tällaiseen rekisteriin saa kerätä vain tiettyjä tietoja,  ja niitä saa käyttää ajasta ikuisuuteen. Tietojen keräämisestä on aika tiukkoja sääntöjä:

• Ilmoittautumisen tulee olla vapaaehtoista, yksilöityä ja tietoista. Eli ruksiboksi: “[ ] Minulle saa lähettää sähköistä suoramarkkinointia” on oikea tapa. Boksi ei saa olla valmiiksi ruksattu.
• Ilmoittautumista ei saa kytkeä kilpailuun siten, että kilpailuun voi osallistua vain hyväksymällä roskapostin.
• Ilmoittautumista ei saa piilottaa tai muutenkaan yrittää juonia, vaan sen pitää olla selkeästi tietoista.
• Henkilötietojen lisäksi saa kerätä muuta tietoa, mikä on tarpeellista suoramarkkinoinnin lähettämiseksi ja kohdentamisekai.
• Joskus myös asiakasrekisteriä voidaan käyttää suoramarkkinointiin ilman vastaanottajan erikseen antamaa lupaa. Silloin sallittuja kerättäviä tietoja ovat ainoastaan: nimi, arvo/ammatti, ikä, sukupuoli, äidinkieli, yhteystiedot sekä yksi tunnistetieto. Voisin saivarrella, että tietokannassa oleva id-numero on tunnistetieto, jonka lisäksi ei siis saisi olla muita, mutta ihan näin niuhottamisesta ei ole kyse.

Jos taas kerätään rekisteriä, joka liittyy vain tiettyyn kampanjaan, on kyseessä kampanjarekisteri. Silloin voi kerätä enemmänkin tietoja, mutta mukana tulee muita rajoitteita:

• Rekisteriä ei saa yhdistää toisiin rekistereihin. Ei ristiintaulukointia tai poimintoja siten, että otetaanpa sähköpostiosoite tästä taulusta ja ostopreferenssi tuosta.
• Rekisteri pitää tuhota kampanjan loputtua.
• Ilmoittautuminen rekisteriin riittää opt-out -periaatteella. Silloin seuraava ruksiboksi riittää: “[ ] Minulle ei saa lähettää sähköpostia tämän kampanjan tiimoilta.“

Yhteistä molemmissa on, että tietosuojaseloste on oltava näkyvillä (linkin takana) ja että henkilöllä on mahdollisuus sekä tarkastaa tietonsa että vaatia poistamista.

Mitä näillä on sitten merkitystä?

Opt-in -periaatteella saadaan luokkaa 10-15% kilpailuun osallistuneista hyväksymään spämmäyksen. Opt-out -periaatteella prosentti on 50-60%. Ihan ymmärrettävää, mutta haluajien määrä jaksaa yllättää

Jos et väkisin tarvitse suoramarkkinointirekisteriä, tee kampanjarekisteri!

• Mieti uudelleen, tarvitsetko oikeasti niitä sähköposteja tulevaisuutta varten, vai onko kampanjasi tavoitteiden kannalta tärkeämpää, että saat ihmiset nyt ja tässä kiinni.
• Optimoi lomakkeesi niin, että et kysy liian henkilökohtaisia asioita – ihmiset eivät uskalla lähettää lomaketta ja saatat rikkoa lakia.
• Kysy vain tarpeellinen.
• Mieti vielä, mikä olikaan lomakkeen tarkoitus. Haluatko yhteystietoja, kaipaatko dialogia vai onko lomakkeen ainoa tarkoitus luoda sidettä brändiin ja sitä kautta vahvistaa muistijälkeä?